Der Begriff E-Mail Archivierung bezeichnet die langfristige und sichere Aufbewahrung sämtlicher eingehender und ausgehender Emails eines Unternehmens oder Betriebes. Als Grundlage für die E-Mail Archivierung gelten zum Einen die entsprechenden Steuergesetze und die allgemeinen Anforderungen von Unternehmen an die Verwaltung ihres Mailverkehrs. Eine lückenlose Dokumentation des E-Mailverkehrs ist jedem Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben, da es sich bei diesen auch um steuerrechtlich relevante Dokumente handeln kann. Die Verwaltung des Mailverkehrs wird zunehmend komplexer, da die E-Mail eines der Standard Kommunikationsmittel in der heutigen Zeit ist und es daher zu hohen Mailaufkommen bei Unternehmen jeder Art kommt. Eine professionelle E-Mail Archivierung ist daher zwingend notwendig.
Die E-Mail Archivierung ist nicht nur für die Erfüllung der rechtlichen Anforderungen notwendig, sondern sie schützt auch entscheidend vor Datenverlust. Emails sind sogenannte unternehmenskritische Informationsträger, die vor Manipulation und illegaler Ausspähung geschützt werden müssen. Daher ist eine verschlüsselte E-Mail Archivierung erforderlich, zum Beispiel mit Hilfe von digitalen Signaturen. Durch verschiedene Umstände kann es in einem Unternehmen zu einem E-Mailverlust kommen, zum Beispiel wenn ein Systemwechsel vorgenommen wird oder unvorsichtig gelöscht wird. Um dies zu verhindern, richtet man eine E-Mail Archivierung ein, die automatisch alle E-Mails abspeichert und vor unberechtigtem Löschen schützt.
Ein weiterer Zweck der E-Mail Archivierung ist der Schutz des Emailservers vor Überlastung. Da an einem Tag durchaus tausende Mails ein- und ausgehen, kann es leicht zu einer solchen Überlastung kommen, wenn diese nur auf dem Mailserver gespeichert werden. Bei einer ordentlichen E-Mail Archivierung werden die Emails auf einem eigenen Server, bzw. externen Festplatten gespeichert. So kann es nicht zu einer Überlastung kommen und die Emails können hier auch automatisch verwaltet und verschlüsselt werden. Eine E-Mail Archivierung ist bei Großunternehmen zum Beispiel allein deshalb schon notwendig, da diese häufig Beschränkungen für ihre Postfächer definieren. Ohne eine E-Mail Archivierung würden hier leicht wichtige Informationen für immer verloren gehen.