Wer eine professionelle Faxsoftware einsetzt, der hat damit heutzutage die Möglichkeit, vom eigenen Arbeitsplatz aus Faxe zu empfangen und zu versenden. So muss der betreffende Mitarbeiter also nicht mehr eigens bis zum nächsten Faxgerät laufen, um ein Fax abzuholen oder eins zu verschicken. Das spart natürlich einiges an Arbeitszeit und außerdem spart das Unternehmen an den Papier- und Druckkosten. Eine Faxsoftware versendet Faxe in elektronischer Form und benötigt keinen Vorausdruck. Je nachdem wie die Faxsoftware aufgebaut ist, kann man sogar Dokumente oder Dateien der verschiedensten Formate als Faxe verschicken.  Sie werden dann automatisch von der Faxsoftware in das passende Format konvertiert.
Eine professionelle Faxsoftware bietet für gewöhnlich auch die Möglichkeit, die bereits installierten und vertrauten Programme weiterhin zu benutzen, um Faxe zu erstellen. So ist es nicht unbedingt nötig, dass die Mitarbeiter sich auf die neue Software einstellen müssen, sondern sie können weiterhin mit den alten Programmen arbeiten, mit denen sie schon umgehen können. Die Faxsoftware hält sich hier also im Hintergrund, kann aber zum Beispiel immer über das Druckmenü jedes Programms aufgerufen werden und steht dann mit ihren vollständigen Funktionen zur Verfügung. Ein User kann also beispielsweise in Word ein Fax erstellen und über den Menüpunkt Drucken auf die Faxsoftware zugreifen und die Datei als Fax versenden.
Der User muss lediglich die Faxnummer des Empfängers eingeben und die Option Fax auswählen und den Rest übernimmt die Faxsoftware. Der User erhält außerdem eine Quittung für jedes versendete Fax, so dass er immer gut den Überblick behält und alle Faxvorgänge in einem Unternehmen leicht nachvollzogen werden können. Man kann auf Wunsch auch noch Textdateien an die Faxe anhängen und diese mit verschicken oder die Faxsoftware versendet das Fax als Email, bzw. als Anhang einer Mail. Man kann verschiedene Optionen auswählen und die Faxsoftware so konfigurieren, dass viele Prozesse einfach automatisiert ablaufen.