Aus Unwissenheit greifen viele Menschen auch heute noch vielfach auf den Schriftverkehr per Post zurück, um wichtige Dokumente und Rechnungen mit der notwendigen persönlichen Unterschrift versehen zu versenden. Doch ist dank der fortgeschrittenen Technik längst ein elektronischer Schriftverkehr möglich, der auch den Versand einer Rechnung elektronisch erfasst. So einfach geht’s: Die rechtlich vorgeschriebene qualifizierte Signatur auf der Rechnung elektronisch wird auf einer speziellen Chipkarte erstellt, die ihrerseits an einen vor Datenverlust geschützten Server angeschlossen und auf Wunsch auch verwaltet wird. Die Rechnung elektronisch wird sodann mit einem entsprechenden Barcode versehen, der das Originaldokument samt elektronischer Signatur übersetzt und vom Adressaten durch den Rückgriff auf einen Scanner gelesen werden kann. Im Vorfeld der Erstellung der Rechnung elektronisch können nicht nur der Signaturbereich einer jeden Rechnung durch den Versender individuell bestimmt werden, sondern auch, welche Rechnung elektronisch welche Signatur enthalten soll und wie das betreffende Dokument im Einzelfall versendet werden soll. Selten ging es einfach und schneller eine Rechnung elektronisch zu versenden.
Verschiedene Unternehmen haben sich heute auf einen auf diesem Vorgehen basierenden elektronischen Schriftverkehr wichtiger Dokumente spezialisiert, die man mit dem elektronischen Versand eigener Rechnungen beauftragen kann. Dies hat neben einer nicht unerheblichen Zeitersparnis ebenso auch eine erhebliche Papier- und damit Kostenersparnis zur Folge. Der Service kann nicht nur von großen Unternehmen mit einem hohen Schriftverkehr und Verwaltungen, sondern auch von Privatpersonen mit mittlerem Aufkommen genutzt werden, die Zeit und Kosten sparen oder den Arbeitsaufwand reduzieren wollen.
Unternehmen für die Erstellung elektronischer Rechnungen mit entsprechenden Signaturen findet man unter anderem im Internet, etwa unter Rückgriff auf eine dort zur Verfügung stehende Suchmaschine. Auf der Homepage kann man sich umfassend über die Rechnung elektronisch und die Erstellung und das Ablesen elektronischer Signaturen informieren. Ebenso findet man hier die für eine Kontaktaufnahme notwendigen Daten sowie zahlreiche wichtige und interessante Informationen über das jeweilige Unternehmen selbst.